Mit diesen 8 Tipps kannst Du Dein nächstes Event erfolgreich promoten

30.8.2021

Langsam erwacht die Veranstaltungsbranche nach und nach wieder aus dem erzwungenen Winterschlaf. Mit der geltenden 3G-Regel können Veranstalter*innen auch endlich wieder ihrer Berufung nachgehen und großartige Events unter Einhaltung der Hygienemaßnahmen planen. Sogar Sportevents mit Fans in Sporthallen und Stadien sind wieder möglich. Schön und gut, dass es endlich wieder mit Veranstaltungen losgeht, aber wie machst Du die Menschen da draußen auf Dein Event aufmerksam?

Veranstalter*innen stehen oftmals vor der Frage, welche Möglichkeiten bestehen, um ihre Events bekannter zu machen. Erfahre im Artikel, wie Du deine Veranstaltung promoten kannst und worauf Du bei der Planung und Durchführung achten solltest.

Ziele definieren

Grafik zu SMART GOALS Notizblock Post-Its

Am Anfang der Promo-Maßnahmen sollte immer eins stehen: Die Definition der Ziele!

Denn ohne Ziele lassen sich die Maßnahmen nicht optimal planen, entwickeln und messen, wodurch hohe Streuverluste und gegebenenfalls hohe Kosten in Kauf genommen werden müssen.

Hilfreich dabei, vor allem bei der Definition der Ziele im digitalen Bereich, ist das SMART-Prinzip:

  • S - spezifisch
  • M - messbar
  • A - attraktiv
  • R - realistisch
  • T - terminiert

Im Klartext bedeutet das, dass die gesetzten Ziele sowohl transparent als auch verständlich und realistisch sein sollten.

Ein Beispiel könnte dementsprechend lauten:


Um auf unseren Social-Media-Kanälen präsenter zu sein, möchte ich die Zahl der Instagram-Follower durch Content um 20 Prozent in acht Monaten bis zum 30.04.2022 steigern. Um das zu erreichen, erstellen wir pro Woche drei neue Postings mit zielgruppenrelevantem Content.“


Die richtige Zielgruppe erreichen

Eine weitere wichtige Frage, die sich direkt zum Anfang stellt: Wen bzw. welche Gruppe(n) soll die Veranstaltung ansprechen?

Wer weiß, wo genau sich die Zielgruppe(n) aufhalten, kann zielgerichteter Werbemaßnahmen auswählen, einsetzen und dadurch letztendlich auch Kosten sparen. Überlege Dir also für wen die Veranstaltung interessant sein könnte und richte dementsprechend die Maßnahmen aus. Wenn Du die Zielgruppe(n) analysiert und bereits die Ziele der Kampagnen gesetzt hast, kannst Du Dir Gedanken zum Budget, den Kanälen und Tools machen, die Du einsetzen möchtest, um neue Teilnehmer*innen für Dich zu gewinnen. Zusätzlich macht es in den meisten Fällen Sinn, Personas zu erstellen, die Deine Zielgruppe(n) möglichst ganzheitlich abbilden.

Erfahre mit den folgenden 8 Tipps, wie Du Deine Veranstaltung promoten und so die Ticketkäufe für Dein Event ankurbeln kannst:


Tipp 1: Event-Website erstellen & Social Media nutzen

Event-Website

Erstelle eine übersichtliche Event-Website mit ausreichend Informationen zur Veranstaltung, damit potenzielle Teilnehmer*innen auch wissen, um was es bei Deinem Event überhaupt geht. Besonderheiten, Informationen zur  Location, FAQs, die Geschichte hinter dem Event/die zum Event geführt hat etc. machen Deine Veranstaltung noch attraktiver und können viele neue Touchpoints bieten. Achte außerdem bei der Erstellung der Seite auf die Usability, also die Benutzerfreundlichkeit, damit sich die User auf Deiner Website gut zurechtfinden. Zusätzlich kannst Du Deinen digitalen Ticketshop per iFrame auf der Website integrieren, um potentiellen Ticketkäufer*innen ein unterbrechungsfreies Kauferlebnis zu bieten, wenn sie der Inhalt überzeugt hat.


Social Media Nutzen

Grafik Social Media

Soziale Netzwerke sind ideale Plattformen, um Veranstaltungen und Events anzukündigen. Social-Media-Kanäle und Plattformen können sowohl die Reichweite als auch die Bekanntheit der Veranstaltung um ein Vielfaches erhöhen. Über Facebook, Instagram, Tik Tok, Twitter und Co. lassen sich viele unterschiedliche Inhalte verbreiten und mit der Community teilen. Das bietet die Chance einen größeren Teil an Interessenten anzusprechen, der die tatsächliche Teilnehmerzahl übertrifft.

Lass Deine Fans teilhaben an dem, was Du tust! Die Promotion für Dein Event muss nicht erst kurz vor Beginn starten. Social Media lebt vom Austausch mit der Community. Warum also nicht nach der Meinung oder nach Wünschen fragen? Über Plattformen wie Instagram lassen sich beispielsweise ganz einfach kleinere Umfragen erstellen, die Deine Follower beantworten können. Halte Deine Follower auf dem Laufenden, in dem Du sie z.B. an den Vorbereitungen teilhaben lässt, das Team hinter der Veranstaltung vorstellst oder ein Follow-Me-Around Video postest. Dadurch kannst Du ihnen nicht nur Status-Updates geben, sondern vermittelst gleichzeitig mehr Nahbarkeit und siehst direkt wie Deine Community auf Inhalte reagiert und mit diesen interagiert. Erstelle hochwertige Grafiken, Bilder oder Videos mit Content, die Deine Zielgruppe interessieren könnten und erzähle von Dir und Deinem Event. Was ist das Besondere daran? Was können die Zuschauer*innen erwarten?

Denkbar ist beispielsweise die Einrichtung eines Countdowns zur Veranstaltung, Gewinnspiele und informative Inhalte vor dem Event zu posten, damit die Ticketkäufer*innen auch interessiert bleiben und wissen, was sie auf Deinem Event erwarten wird.

Oftmals unterschätzt wird zudem die Einrichtung einer Facebook Veranstaltung. Diese sind schnell angelegt und bieten z.B. allen Interessenten eine praktische Erinnerungsfunktion, sodass Dein Event nicht in Vergessenheit gerät. Auch die Facebook Freunde des Users sehen in ihrem Newsfeed entsprechende Interaktionen mit dem Event und können so animiert werden, ebenfalls teilzunehmen.

#Hashtag erstellen

Zusätzlich lohnt es sich, einen eigenen Hashtag zu erstellen, mit dem Benutzer*innen schnell und einfach in den Sozialen Medien nach dem Event suchen und sich Inhalte ansehen können. Denkbar sind z.B. Ortsverlinkungen, Branded Hashtags, also unternehmensspezifische Hashtags, usw. Dadurch kann nicht nur die allgemeine Reichweite vergrößert werden, sondern auch eine Art Beitragssammlung/Newsfeed zu Deiner Veranstaltung auf den Plattformen erstellt werden. Zusätzlich kann die Community Deine entwickelten Hashtags verwenden, um mit Deinem Content interagieren und vielleicht sogar eigene Inhalte erstellen.

Ticketshop-Link einbinden

Nutze Deine Social Media Kanäle zum direkten Abverkauf! Biete Deinen Followern die Möglichkeit, Tickets dort zu kaufen, wo sie mit Deinem Content in Kontakt kommen. Über das ticket.io Backstage kannst Du beispielsweise den Onlineshop über ein eigenes Seiten-Tab auf Deiner Facebook Seite einbinden. Besucher*innen müssen die Plattform also gar nicht erst verlassen, um Tickets zu kaufen. Zusätzlich kannst Du einen Call-to-Action Button (z.B. “Jetzt einkaufen”) erstellen. Auch in Deiner Instagram Bio kannst Du den Shop-Link natürlich ebenfalls einbinden, um die Cross-Channel-Sales anzukurbeln.


Pro-Tipp: Verwende je Kanal einen individuellen Affiliate-Links, diesen kannst ebenfalls im ticket.io Backstage erstellen. So hast Du den Erfolg einzelner Channel jederzeit im Blick, kannst diese nachverfolgen und analysieren.

Tipp 2: Setze auf E-Mail-Marketing im Marketing-Mix

Grafik E-Mail-Marketing

Auch wenn E-Mail-Marketing vielleicht auf den ersten Blick nicht wie die gewinnbringendste Marketingmaßnahme wirkt, birgt es doch riesiges Potenzial. Denn: Die Kosten, die Du in diesen Marketingkanal reinstecken musst, sind vergleichsweise sehr niedrig. Beim Thema Newsletter spalten sich ja bekanntlich die Meinungen: Die einen finden sie hilfreich und informativ und die anderen empfinden sie als unnötig und einfach nur nervig. Wer kennt sie nicht? - Die zig Newsletter für die man sich im Laufe der Zeit angemeldet und sich aus Bequemlichkeit nicht mehr abgemeldet hat. Die Krux beim Newsletter-Marketing besteht vor allem darin, den richtigen Inhalt zu erstellen, der die Empfänger*innen interessiert und überzeugt. Darauf solltest Du bei der Erstellung achten:


  • Gute, aussagekräftige Betreffzeile der Mail: Damit Empfänger*innen auch direkt wissen, um was es geht und weshalb es ihre Zeit wert ist, die E-Mail zu öffnen.
  • Finde den besten Versandzeitpunkt heraus: Damit Deine Mail auch zum richtigen Zeitpunkt ankommt und geklickt wird.
  • Erstelle den richtigen Content für die richtige Empfängergruppe: Inhalte des Newsletters können zusammengefasste Blogeinträge sein oder Updates zum Event, Background-Stories, Interviews oder informative Inhalte, die den Leser*innen einen Mehrwert bieten.
  • Zusätzlich lässt sich Newslettermarketing optimal mit Gewinnspielen oder Gutscheinen kombinieren
  • Besonders wichtig: Achte unbedingt auf die Einhaltung der DSGVO. Die richtige und vor allem freiwillige Einwilligung der Empfänger*innen ist Voraussetzung für die Einhaltung der Datenschutzrechte. Was Du dabei vor allem beachten solltest, ist eine korrekt aufgesetzte Datenschutzerklärung und das Double-Opt-In-Verfahren.


Tipp 3: Anreize schaffen durch Gewinnspiele & Gutscheine

Grafik Gutscheine und Gewinnspiele

Wer freut sich nicht über ein kleines Geschenk oder einen Gutschein? Insbesondere um Deinen Fans neue Anreize zu bieten, um sich (wieder) für Dich und Dein Event zu entscheiden. Hier sind einige Beispiele, die Du einsetzen kannst:

  • Sollten sich Interessenten für Deinen Newsletter anmelden, lohnt es sich als Anreiz einen Gutscheincode zu versenden, der beim nächsten Ticketkauf eingesetzt werden kann.
  • Außerdem kannst Du auch darüber nachdenken, eine Kombination aus Social Media und Gewinnspielen zu nutzen.
  • In gut aufbereiteten und auf die Zielgruppe ausgerichteten Postings kann Dein Event durch Ticket-Gewinnspiele zusätzlich promotet werden. Gegebenenfalls kannst Du auch Kooperations-Partnern ein bestimmtes Kontingent an Tickets zur Verfügung stellen, die sie zusätzlich auf ihren Plattformen an Interessierte verlosen. Als Gewinn eignen sich sowohl Eintrittskarten als auch Merchandise.  

Tipp 4: Paid Ads an die Zielgruppe ausspielen

Grafik Bezhalte Werbung schalten


Bezahlte Anzeigen zu schalten, ist eine sehr beliebte Marketingmaßnahme. Mit Paid Ads kannst du mehr Sichtbarkeit und Conversions erzielen. Mittlerweile gibt es unzählige Möglichkeiten und Wege, wie sie sich einsetzen lassen, um Aufmerksamkeit auf Dein Event zu lenken und Menschen von Deinem Angebot zu überzeugen. Um Deine Zielgruppe zur richtigen Zeit mit dem optimalen Event anzusprechen, bieten Paid Ads also genau die entsprechenden Werkzeuge. Allerdings solltest Du bei dieser Maßnahme darauf achten, dass Paid Advertising zwar die Reichweite erhöhen kann, aber auch mit gegebenenfalls höheren Kosten verbunden ist. Hier eine kleine Auswahl der beliebtesten Formen bezahlter Anzeigen:

Google Ads

An Google kommt heute niemand mehr vorbei, der Informationen im Internet sucht. Die Suchtreffer, die mit dem kleinen Vermerk “Anzeige” in der Google-Suche präsentiert werden, stammen alle aus bezahlten Werbeanzeigen des Unternehmens. Bezahlte Anzeigen werden dabei auf Basis von Keywords oberhalb bzw. unterhalb der organischen Suchergebnisse platziert. Alle Werbetreibenden zahlen dabei pro Klick auf die Anzeige, die von Nutzer*innen getätigt wurde.

Social Ads

Die organische Reichweite von Instagram oder Facebook Posts kann sehr variieren. Um unschöne Überraschungen zu vermeiden, die Reichweite deutlich zu maximieren und entsprechend Deinen Abverkauf zu steigern, kannst Du bezahlte Werbung auf sozialen Kanälen in Betracht ziehen. Im Rahmen einer Kampagne kannst Du Anzeigen schalten, die zielgruppenorientiert ausgespielt werden. Mit Facebook und Instagram Ads bekommst Du viele Möglichkeiten, um erfolgreiche Anzeigen zu erstellen und dadurch Deine Zielgruppe noch besser zu erreichen. Der Vorteil von Social Ads liegt in der konkreten Ansprache. Dadurch, dass Nutzer*innen generell dazu tendieren, mehr in den sozialen Medien über sich und ihre Interessen preiszugeben, kann hier auch ein genaueres Bild von ihnen und ein detailliertes Targeting erstellt werden. Dadurch kann die Ansprache viel direkter und optimierter erfolgen.

Display & Video Ads

Display Ads beschreibt grundsätzlich die Platzierung von grafischen Werbemitteln. Dadurch können besonders hohe Reichweiten generiert werden. Allerdings kommt es auch hier, wie bei allen anderen Maßnahmen darauf an, dass Du Deine Zielgruppe(n) genau kennst und weißt, wo Du sie erreichen und mit welchen Botschaften überzeugen kannst. Beispielsweise kannst Du Anzeigen in Online-Magazinen Deiner Branche schalten oder die Reichweite des Google Display Netzwerks nutzen, um Deine Zielgruppe dort, wo sie sich informiert, abzuholen. Video Ads, die z.B. auf Youtube vor oder nach einem eigentlichen Video eingeblendet werden, bieten eine weitere Möglichkeit, um Dein Event gewinnbringend zu promoten und bekannter zu machen.

Tipp 5: Eventkalender/ Veranstaltungskalender nutzen



Grafik Eventkalender nutzen


Es gibt viele verschiedene Online Eventkalender im Internet. Stadt- und Gemeindewebseiten bieten in den meisten Fällen ebenfalls Veranstaltungskalender an. Diese können insbesondere für die kostenlose Promotion für Dein Event genutzt werden, da die Einträge zumeist kostenlos sind. Neben Social Media und der Werbung auf den eigenen Kanälen, dient ein Event-Eintrag für weitere Aufmerksamkeit für Deine Veranstaltung - sowohl lokal als auch überregional.

Hier kannst Du Dir ein Beispiel eines Veranstaltungskalenders der Stadt Köln ansehen: https://termine.koeln.de/koeln.


Tipp 6: (Lokale) Presse benachrichtigen

Grafik Lokale Presse benachrichtigen

Lade Journalisten und die lokale Presse ein, um über Dein Event zu berichten und für Dich Werbung zu machen. Dadurch können insbesondere lokale/regionale Zuschauer*innen angesprochen und über Dein anstehendes Event informiert werden. Vor allem bei lokalen Veranstaltungen lohnt es sich Journalisten der Lokalzeitungen zu kontaktieren und einzuladen, um über Deine Veranstaltung zu berichten. Als Beispiel könnte ein Journalist ein interessantes Interview mit Künstler*innen oder Sportler*innen führen. Zusätzlich kannst Du bereits Pressemitteilungen vorbereiten und diese verschicken.

Tipp 7: Kooperationen & Sponsoren einbeziehen

Grafik Kooperationen und Sponsoren mit einebeziehen

Die richtigen Sponsoren und Partner können Dein Event noch einmal richtig pushen. Kooperationspartner können beispielsweise Deine entwickelten Hashtags in ihre Werbekampagnen einbetten und so auf die Veranstaltung verweisen. Meist haben Sponsoring-Partner zwar ihre eigenen Marketingmaßnahmen, aber vielleicht lässt sich ja auch eine gemeinsame Kampagne starten, um neue Kund*innen für beide Seiten zu gewinnen. Auch Influencer können Deinem Event helfen an Aufmerksamkeit zu gewinnen und dadurch mehr Ticketkäufer*innen generieren.


Um weitere Aufmerksamkeit auf Dein anstehendes Event zu lenken, kannst Du Deine Kooperationspartner und Sponsoren bitten von Dir vorbereitete Postings auf ihren Kanälen zu veröffentlichen. Statte sie am besten mit passenden Bildern, Infografiken, Texten oder Videos aus, damit Deine Reichweite weiter wachsen kann.


Tipp 8: Nach dem Event ist vor dem Event: Das Follow-Up

Grafik Follow-Up nach dem Event

Zugegeben, das Follow-Up nach dem Event klingt nicht unbedingt nach einer schlüssigen Promotion Maßnahme. ABER: Auch noch nach Deiner Veranstaltung in Kontakt mit den Teilnehmer*innen zu bleiben, ist wichtig und kann sowohl Deinen Kund*innen als auch Dir als Veranstalter*in einen Mehrwert bieten - besonders für alle kommenden Veranstaltungen. Hinzu kommt, dass es deutlich einfacher ist eine Ticketkäufer*in zu überzeugen, die bereits an einem Deiner Events teilgenommen hat, als Neukundenakquise zu betreiben. Denkbare Maßnahmen, die Du nach Deinem Event einsetzen kannst, sind folgende:

  • Gestalte einen Recap-Newsletter zur vergangenen Veranstaltung und schicke ihn an den Verteiler
  • Animiere die Teilnehmer*innen dazu, eine Bewertung bzw. Rezensionen auf Deinen Social Media Kanälen und Google My Business zu verfassen.
  • Erstelle ein Aftermovie-Video des Events und teile es auf Deinen Kanälen.
  • Sammle Feedback: Erstelle kleinere Umfragen, um herauszufinden, wie die Teilnehmer*innen das Event erlebt haben.
  • Feedback auswerten und daraus für die nächsten Veranstaltungen lernen, was ankommt, was gut läuft und an welchen Stellen noch geschraubt werden und Prozesse optimiert werden müssen.

Außerdem spricht sich ein Event, dass optimal gelaufen ist, schnell herum und bedeutet für Dich wiederum ein positives Image und möglicherweise neue Kund*innen für kommende Veranstaltungen.


Mit der richtigen Event-Promo kann auch das richtige Publikum erreicht und Erfolge erzielt werden: Eine ausgelastete Veranstaltungsstätte und begeisterte Teilnehmer*innen. Weitere Maßnahmen, die Du für die Promo Deines Events verwenden kannst, sind natürlich Deine eigenen Kanäle. Du betreibst einen Blog? - Perfekt! Auf diesem können Updates und interessante Informationen und Ankündigungen platziert werden, um für das Event zu werben. Sollte die Promotion Dir schwer fallen oder sogar Probleme bereiten, gibt es viele Wege an Hilfe zu kommen. Agenturen oder Freelancer können dabei unterstützen, einen besseren Überblick über mögliche Maßnahmen zu bekommen. Insbesondere bei den Social Media oder Paid Advertising Maßnahmen macht es durchaus Sinn sich Hilfe von Online Marketing Agenturen zu holen, die mit der Thematik genauestens vertraut sind und Deine Anzeigen performance-orientiert ausspielen können.

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